หลักการประสานงาน

1. สิ่งสำคัญเบื้องต้นของการประสานงานมีอะไรบ้าง

ตอบ 1. การจัดวางหน่วยงานที่ง่าย (Simplified Organization)

ในการจัดการศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้การจัดวางหน่วยงานควรคำนึงถึง

ก. การแบ่งแผนกซึ่งช่วยในการประสานงาน กล่าวคือ การจัดแผนกต่าง ๆ บางแผนกมีความจำเป็นต้องประสานกันควรอยู่ใกล้ชิดกัน เนื่องจากการติดต่ออย่างไม่เป็นทางการระหว่างผู้ที่ทำงานอันเกี่ยวเนื่องอย่างใกล้ชิดกันมากขึ้น

ข. การแบ่งตามหน้าที่

ค. การจัดวางรูปงานและระเบียบการที่ชัดแจ้งแก่ทุก ๆ คนที่เกี่ยวข้อง

2. การมีโครงการและนโยบายอันสอดคล้องต้องกัน (Harmonized Program and Policies)

3. การมีวิธีติดต่องานภายในองค์การที่ท าไว้ดี (Well – Designed Methods of Communication)

เครื่องมือที่ช่วยในการติดต่อส่งข่าวคราวละเอียด ได้แก่

ก. แบบฟอร์มในการปฏิบัติงาน (Working Papers)

ข. รายงานเป็นหนังสือ (Written report)

ค. เครื่องมือวิทยาศาสตร์ในการติดต่องาน เช่น ระบบการติดต่อภายในโรงพิมพ์ เป็นต้น

4. เหตุที่ช่วยให้มีการประสานงานโดยสมัครใจ (Aids to Voluntary Coordination)

 การประสานงานส่วนมากมักจะเกิดขึ้นจากการร่วมมือโดยสมัครใจของบุคลากรในศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู

5. ประสานงานโดยวิธีควบคุม (Coordination through Supervision)

 หัวหน้างานมีหน้าที่จะต้องคอยเฝ้าดูการดำเนินปฏิบัติงานต่าง ๆ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างสอดคล้องและจะต้องใช้วิธีประเมินผลการปฏิบัติงานทุกระยะจะได้ทราบข้อบกพร่องหาทางแก้ไขให้การปฏิบัติงานถูกต้องยิ่งขึ้น

2. เทคนิคการประสานงาน (Techniques Coordination) มีอะไรบ้าง

ตอบ  1. จัดให้มีระบบการติดต่อสื่อสารทั้งภายในหน่วยงานและภายนอกหน่วยงานอย่างมีประสิทธิภาพ

2. การกำหนดอำนาจหน้าที่และตำแหน่งงานอย่างชัดเจน

3. การสั่งการและการมอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ

4. การใช้คณะกรรมการหรือเจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่ประสานงานโดยเฉพาะการประสานงานภายในองค์การ

5. การจัดให้มีการประสานงานระหว่างพนักงานในองค์การ

6. การจัดให้มีการฝึกอบรมและพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชา

7. การติดตามผล

 3. จงอธิบายอุปสรรคของการประสานงาน มาพอเข้าใจ

ตอบ  1. การขาดความเข้าใจอันดีต่อกันระหว่างผู้ปฏิบัติงานด้วยกันจะกลายเป็นสาเหตุทำให้การติดต่อประสานงานที่ควรดำเนินไปด้วยดี ไม่สามารถกระทำได้

2. การขาดผู้บังคับบัญชาหรือผู้บริหารที่มีความสามารถ

3. การปฏิบัติงานไม่มีแผน ซึ่งเป็นการยากที่จะให้บุคคลอื่น ๆ ทราบวัตถุประสงค์และวิธีการในการทำงาน

4. การก้าวก่ายหน้าที่การงาน

5. การขาดการติดต่อสื่อสารที่ดีย่อมทำให้การทำงานเป็นระบบที่ดีของความร่วมมือขาดความเข้าใจซึ่งกันและกัน

6. การขาดการนิเทศงานที่ดี

7. ความแตกต่างกันในสภาพและสิ่งแวดล้อม

8. การดำเนินนโยบายต่างกันเป็นอุปสรรคต่อการประสานงาน

9. ประสิทธิภาพของหน่วยงานต่างกันจะเป็นการยากที่จะก่อให้เกิดมีความร่วมมือและประสานงานกันเพราะแสดงว่ามีฝีมือคนละชั้น

10. การทำหน้าที่ความรับผิดชอบและอำนาจไม่ชัดแจ้งทำให้ผู้ปฏิบัติงานเกิดความกังวลใจและอาจไปก้าวก่ายงานของบุคคลอื่นก็ได้

11. ระยะทางติดต่อห่างไกลกัน

12. เทคนิคและวิธีการปฏิบัติงานในแต่ละหน่วยงานแตกต่างกันเนื่องมาจากการกุมอำนาจหรือการกระจายอำนาจมากเกินไป

ที่มา : เอกสารประกอบการเรียน